Das Wichtigste in Kürze
- Der Gewerbetreibende muss nach § 22 Absatz 1 VersVermV Aufzeichnungen machen und die genannten Belege übersichtlich sammeln, unverzüglich und in deutscher Sprache.
- Absatz 2 nennt fünf Angaben, soweit sie im Einzelfall in Betracht kommen, plus Kopien der Bürgschaftsurkunde und des Versicherungsscheins.
- Aufbewahrung: fünf Jahre auf einem dauerhaften Datenträger und in den Geschäftsräumen; Fristbeginn am Ende des Kalenderjahres des letzten aufzeichnungspflichtigen Vorgangs je Auftrag.
- Die IHK kann nach § 23 Absatz 1 VersVermV aus besonderem Anlass eine außerordentliche Prüfung der §§ 20 und 22 anordnen; eine jährliche Turnusprüfung steht in diesem Absatz nicht. § 7 Absatz 3 VersVermV betrifft eine andere Erklärung zur Weiterbildung.
Was muss ein Versicherungsvermittler nach § 22 VersVermV aufzeichnen?
Der Gewerbetreibende hat nach § 22 Absatz 1 VersVermV die Pflicht, Aufzeichnungen zu machen sowie die dort genannten Belege übersichtlich zu sammeln; die Aufzeichnungen sind unverzüglich und in deutscher Sprache anzufertigen. Aus den Aufzeichnungen und Belegen müssen nach Absatz 2 die folgenden Angaben ersichtlich sein, soweit sie im Einzelfall in Betracht kommen:
| Nr. | Angabe nach § 22 Absatz 2 VersVermV |
|---|---|
| 1 | Name und Vorname oder die Firma sowie die Anschrift des Versicherungsnehmers |
| 2 | ob und inwieweit der Gewerbetreibende zur Entgegennahme von Zahlungen oder sonstigen Leistungen ermächtigt ist |
| 3 | Art und Höhe der Vermögenswerte des Versicherungsnehmers, die der Gewerbetreibende zur Weiterleitung an ein Versicherungsunternehmen erhalten hat |
| 4 | Art, Höhe und Umfang der vom Gewerbetreibenden für die Vermögenswerte zu leistenden Sicherheit und abzuschließenden Versicherung, Name oder Firma und Anschrift des Bürgen und der Versicherung |
| 5 | die Verwendung der Vermögenswerte des Versicherungsnehmers |
Mit den Aufzeichnungen sind als Beleg Kopien der Bürgschaftsurkunde und des Versicherungsscheins in den Unterlagen zu sammeln. Nummer 4 ist die Aufzeichnung über Sicherheit und Versicherung. Sie ist nicht die Annahmevoraussetzung. Nach § 20 Absatz 1 VersVermV darf der Gewerbetreibende für das Versicherungsunternehmen bestimmte Zahlungen, die der Versicherungsnehmer im Zusammenhang mit der Vermittlung oder dem Abschluss eines Versicherungsvertrags an ihn leistet, nur annehmen, wenn der Gewerbetreibende zuvor eine Sicherheit geleistet oder eine geeignete Versicherung abgeschlossen hat, die den Versicherungsnehmer dagegen schützt, dass der Gewerbetreibende die Zahlung nicht an das Versicherungsunternehmen weiterleiten kann. Dies gilt nicht, soweit der Gewerbetreibende seitens des Versicherungsunternehmens zur Entgegennahme von Zahlungen des Versicherungsnehmers bevollmächtigt ist. Art, Höhe, Umfang, Name des Bürgen und Name der Versicherung stehen in diesem Absatz nicht. Nach § 20 Absatz 3 VersVermV kann die Sicherheit durch die Stellung einer Bürgschaft oder einer anderen vergleichbaren Verpflichtung geleistet werden. Als Bürge können nur Körperschaften des öffentlichen Rechts mit Sitz im Inland, Kreditinstitute, die im Inland zum Geschäftsbetrieb befugt sind, sowie Versicherungsunternehmen bestellt werden, die zum Betrieb der Kautionsversicherung im Inland befugt sind. Nach § 20 Absatz 4 VersVermV ist eine Versicherung geeignet, wenn das Versicherungsunternehmen zum Betrieb der Vertrauensschadenversicherung im Inland befugt ist und die Allgemeinen Versicherungsbedingungen des Versicherungsunternehmens dem Schutzzweck des Absatzes 1 Satz 1 nicht zuwiderlaufen, insbesondere den Versicherungsnehmer aus dem Versicherungsvertrag auch in den Fällen der Insolvenz des Gewerbetreibenden unmittelbar berechtigen. Nach § 20 Absatz 5 VersVermV können Sicherheiten und Versicherungen nebeneinander geleistet und abgeschlossen werden. Sie können für jedes einzelne Vermittlungsgeschäft oder für mehrere gemeinsam geleistet oder abgeschlossen werden. Die Mindestsicherungssumme hat insgesamt 4 Prozent der jährlichen vom Gewerbetreibenden entgegengenommenen Prämieneinnahmen zu entsprechen, mindestens jedoch 19 200 Euro. Für die Anpassung dieser Summe ist der technische Regulierungsstandard nach Artikel 10 Absatz 7 der Richtlinie (EU) 2016/97 anzuwenden. Nummer 4 nennt Sicherheit und Versicherung nebeneinander, soweit die Angaben im Einzelfall in Betracht kommen. § 20 Absatz 1 allein nennt Art, Höhe, Umfang, Bürge und Versicherer nicht. Soweit sich aus handels- oder steuerrechtlichen Bestimmungen Pflichten zur Buchführung ergeben, die zugleich den Pflichten nach den Absätzen 1 bis 3 gerecht werden, kann der Aufzeichnungspflichtige nach § 22 Absatz 4 VersVermV auf diese Buchführung verweisen.
Wie lange müssen die Aufzeichnungen aufbewahrt werden?
Die in § 22 Absatz 1 Satz 1 und Absatz 3 VersVermV genannten Aufzeichnungen und Belege sind fünf Jahre auf einem dauerhaften Datenträger vorzuhalten und in den Geschäftsräumen aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der letzte aufzeichnungspflichtige Vorgang für den jeweiligen Auftrag angefallen ist.
Eine andere fünfjährige Frist mit anderem Beginn gilt für Weiterbildungsnachweise: Nach § 7 Absatz 2 Satz 3 und 4 VersVermV sind jene Nachweise und Unterlagen fünf Jahre auf einem dauerhaften Datenträger vorzuhalten und in den Geschäftsräumen aufzubewahren; die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Weiterbildungsmaßnahme durchgeführt wurde. Die Frist des § 22 Absatz 5 VersVermV knüpft an den letzten aufzeichnungspflichtigen Vorgang je Auftrag, die Frist des § 7 Absatz 2 VersVermV an die Durchführung der Weiterbildungsmaßnahme. Das sind zwei Paragrafen, § 22 Absatz 5 VersVermV und § 7 Absatz 2 VersVermV. Die Weiterbildungspflicht selbst steht im Artikel zur Weiterbildungspflicht.
Was gilt zusätzlich für Versicherungsberater?
Der Versicherungsberater hat nach § 22 Absatz 3 VersVermV darüber hinaus unverzüglich Aufzeichnungen über Art und Höhe der Einnahmen, die er für seine Tätigkeit erhalten hat, den Namen und Vornamen oder die Firma sowie die Anschrift des Leistenden anzufertigen und die Aufzeichnungen und Belege übersichtlich zu sammeln. Die fünfjährige Aufbewahrung nach Absatz 5 erfasst ausdrücklich auch diese Aufzeichnungen, weil Absatz 5 Satz 1 die in Absatz 1 Satz 1 und Absatz 3 genannten Aufzeichnungen und Belege nennt. Wer den Status des Beraters von Makler und Vertreter abgrenzt, findet die Erlaubnisregeln im Artikel Versicherungsberater nach § 34d Absatz 2 GewO.
Worin unterscheidet sich die Aufzeichnungspflicht von der Beratungsdokumentation?
Die Aufzeichnungspflicht nach § 22 VersVermV ist eine Pflicht zu Aufzeichnungen und Belegen des Gewerbetreibenden. Nach § 61 Absatz 1 VVG hat der Versicherungsvermittler den Versicherungsnehmer, soweit nach der Schwierigkeit, die angebotene Versicherung zu beurteilen, oder der Person des Versicherungsnehmers und dessen Situation hierfür Anlass besteht, nach seinen Wünschen und Bedürfnissen zu befragen und, auch unter Berücksichtigung eines angemessenen Verhältnisses zwischen Beratungsaufwand und der vom Versicherungsnehmer zu zahlenden Prämien, zu beraten sowie die Gründe für jeden zu einer bestimmten Versicherung erteilten Rat anzugeben. Er hat dies unter Berücksichtigung der Komplexität des angebotenen Versicherungsvertrags nach § 62 VVG zu dokumentieren. Nach § 61 Absatz 2 VVG kann der Versicherungsnehmer auf die Beratung oder die Dokumentation nach Absatz 1 durch eine gesonderte schriftliche Erklärung verzichten, in der er vom Versicherungsvermittler ausdrücklich darauf hingewiesen wird, dass sich ein Verzicht nachteilig auf die Möglichkeit des Versicherungsnehmers auswirken kann, gegen den Versicherungsvermittler einen Schadensersatzanspruch nach § 63 VVG geltend zu machen. Handelt es sich um einen Vertrag im Fernabsatz im Sinn des § 312c BGB, kann der Versicherungsnehmer nach § 61 Absatz 2 Satz 2 VVG in Textform verzichten. § 22 VersVermV steht in der Versicherungsvermittlungsverordnung, § 61 VVG im Versicherungsvertragsgesetz.
| Merkmal | § 22 VersVermV | § 61 VVG |
|---|---|---|
| Regelungsziel | Aufzeichnungen und Belege nach Absatz 2, soweit sie im Einzelfall in Betracht kommen; Absatz 3 zusätzlich Einnahmen des Versicherungsberaters | Befragen, Beraten, Gründe für den Rat, Dokumentation nach § 62 VVG |
| Adressat im Wortlaut | der Gewerbetreibende; Absatz 3 zusätzlich der Versicherungsberater | der Versicherungsvermittler gegenüber dem Versicherungsnehmer |
| Aufbewahrungsfrist im zitierten Text | fünf Jahre, Beginn am Ende des Kalenderjahres des letzten Vorgangs je Auftrag | § 61 VVG nennt keine eigene Jahresfrist |
| Rechtsfolge im zitierten Text | außerordentliche Prüfung nach § 23 Absatz 1 VersVermV; Ordnungswidrigkeit nach § 26 Absatz 1 Nummer 1 und Nummer 7 VersVermV im Sinne des § 144 Absatz 2 Nummer 1b GewO, mit einer Geldbuße bis zu dreitausend Euro nach § 144 Absatz 4 GewO | Schadensersatz nach § 63 VVG bei Verletzung einer Pflicht nach § 60 oder § 61 VVG, es sei denn, der Versicherungsvermittler hat die Pflichtverletzung nicht zu vertreten; Verzicht nach § 61 Absatz 2 VVG durch gesonderte schriftliche Erklärung, bei einem Vertrag im Fernabsatz im Sinn des § 312c BGB in Textform |
Siehe auch den bestehenden Ratgeber zur Beratungs- und Dokumentationspflicht nach §§ 60 bis 63 VVG und den Artikel zum Geldwäschegesetz für Versicherungsvermittler.
Wann kann die IHK eine Prüfung zu den §§ 20 und 22 VersVermV anordnen?
Die für die Erlaubniserteilung nach § 34d Absatz 1 GewO oder nach § 34d Absatz 2 GewO zuständige Industrie- und Handelskammer kann nach § 23 Absatz 1 VersVermV aus besonderem Anlass anordnen, dass der Gewerbetreibende sich im Rahmen einer außerordentlichen Prüfung durch einen geeigneten Prüfer auf die Einhaltung der sich aus den §§ 20 und 22 VersVermV ergebenden Pflichten auf seine Kosten überprüfen lässt. Der Prüfer wird von der nach Satz 1 zuständigen Behörde bestimmt; der Prüfungsbericht hat einen Vermerk darüber zu enthalten, ob und welche Verstöße des Gewerbetreibenden festgestellt worden sind. Nach § 24 Absatz 1 VersVermV hat der Gewerbetreibende dem Prüfer Einsicht in die Bücher, Aufzeichnungen und Unterlagen zu gestatten und ihm alle Aufklärungen und Nachweise auf Verlangen zu geben, die der Prüfer für eine sorgfältige Prüfung benötigt. Dieser Abschnitt beschreibt nur diesen Prüfungsweg nach § 23 Absatz 1 VersVermV. Nach § 7 Absatz 3 VersVermV kann die IHK außerdem eine unentgeltliche Erklärung über die Weiterbildung im vorangegangenen Kalenderjahr anordnen; das ist kein Prüfungsbericht zu den §§ 20 und 22. Die §§ 20 bis 24 gelten nach § 25 VersVermV nicht für die Vermittlung von und die Beratung über Rückversicherungen.
Was droht nach § 26 Absatz 1 VersVermV bei Verstößen gegen die Aufzeichnungspflicht?
Ordnungswidrig im Sinne des § 144 Absatz 2 Nummer 1b GewO handelt nach § 26 Absatz 1 VersVermV, wer vorsätzlich oder fahrlässig entgegen § 22 Absatz 1 Satz 1 oder Absatz 3 VersVermV eine Aufzeichnung nicht, nicht richtig, nicht vollständig, nicht in der vorgeschriebenen Weise oder nicht rechtzeitig fertigt, oder entgegen § 22 Absatz 5 Satz 1 VersVermV eine Aufzeichnung oder einen Beleg nicht, nicht richtig, nicht vollständig, nicht in der vorgeschriebenen Weise oder nicht mindestens fünf Jahre aufbewahrt. § 26 VersVermV selbst nennt keine Euro-Beträge. Nach § 144 Absatz 4 GewO kann die Ordnungswidrigkeit in den Fällen des Absatzes 2 Nummer 1b mit einer Geldbuße bis zu dreitausend Euro geahndet werden.
Häufige Fragen
Was muss ein Versicherungsvermittler nach § 22 VersVermV aufzeichnen?
Nach § 22 Absatz 1 VersVermV hat der Gewerbetreibende unverzüglich und in deutscher Sprache Aufzeichnungen zu machen und die genannten Belege übersichtlich zu sammeln. Soweit sie im Einzelfall in Betracht kommen, müssen nach § 22 Absatz 2 VersVermV der Name und Vorname oder die Firma sowie die Anschrift des Versicherungsnehmers, ob und inwieweit der Gewerbetreibende zur Entgegennahme von Zahlungen oder sonstigen Leistungen ermächtigt ist, Art und Höhe der Vermögenswerte des Versicherungsnehmers, die der Gewerbetreibende zur Weiterleitung an ein Versicherungsunternehmen erhalten hat, Art, Höhe und Umfang der vom Gewerbetreibenden für die Vermögenswerte zu leistenden Sicherheit und abzuschließenden Versicherung, Name oder Firma und Anschrift des Bürgen und der Versicherung sowie die Verwendung der Vermögenswerte des Versicherungsnehmers ersichtlich sein. Mit den Aufzeichnungen sind als Beleg Kopien der Bürgschaftsurkunde und des Versicherungsscheins in den Unterlagen zu sammeln.
Gilt die zusätzliche Aufzeichnungspflicht auch für Versicherungsberater?
Ja. Versicherungsberater müssen nach § 22 Absatz 3 VersVermV darüber hinaus unverzüglich Aufzeichnungen über Art und Höhe der Einnahmen, die sie für ihre Tätigkeit erhalten haben, sowie über den Namen und Vornamen oder die Firma und die Anschrift des Leistenden anfertigen und die Aufzeichnungen und Belege übersichtlich sammeln.
Wie lange müssen die Aufzeichnungen aufbewahrt werden?
Die in § 22 Absatz 1 Satz 1 und Absatz 3 VersVermV genannten Aufzeichnungen und Belege sind fünf Jahre auf einem dauerhaften Datenträger vorzuhalten und in den Geschäftsräumen aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der letzte aufzeichnungspflichtige Vorgang für den jeweiligen Auftrag angefallen ist.
Muss jeder Versicherungsvermittler jährlich einen Prüfungsbericht abgeben?
§ 23 Absatz 1 VersVermV sieht keine jährliche Turnusprüfung vor, sondern eine außerordentliche Prüfung aus besonderem Anlass zu den Pflichten aus den §§ 20 und 22 VersVermV. Eine andere Anordnung ist die unentgeltliche Erklärung zur Weiterbildung nach § 7 Absatz 3 VersVermV; das ist kein Prüfungsbericht nach § 23 Absatz 1.
Ist die Aufzeichnungspflicht dasselbe wie die Beratungsdokumentation nach § 61 VVG?
Nein. § 22 VersVermV ist eine Pflicht zu Aufzeichnungen und Belegen. Nach § 61 Absatz 1 VVG hat der Versicherungsvermittler den Versicherungsnehmer, soweit nach der Schwierigkeit, die angebotene Versicherung zu beurteilen, oder der Person des Versicherungsnehmers und dessen Situation hierfür Anlass besteht, nach seinen Wünschen und Bedürfnissen zu befragen und, auch unter Berücksichtigung eines angemessenen Verhältnisses zwischen Beratungsaufwand und der vom Versicherungsnehmer zu zahlenden Prämien, zu beraten sowie die Gründe für jeden zu einer bestimmten Versicherung erteilten Rat anzugeben. Er hat dies unter Berücksichtigung der Komplexität des angebotenen Versicherungsvertrags nach § 62 VVG zu dokumentieren. Nach § 61 Absatz 2 VVG kann der Versicherungsnehmer auf die Beratung oder die Dokumentation nach Absatz 1 durch eine gesonderte schriftliche Erklärung verzichten, in der er vom Versicherungsvermittler ausdrücklich darauf hingewiesen wird, dass sich ein Verzicht nachteilig auf die Möglichkeit des Versicherungsnehmers auswirken kann, gegen den Versicherungsvermittler einen Schadensersatzanspruch nach § 63 VVG geltend zu machen. Handelt es sich um einen Vertrag im Fernabsatz im Sinn des § 312c BGB, kann der Versicherungsnehmer nach § 61 Absatz 2 Satz 2 VVG in Textform verzichten.